Expert dans la valorisation, la gestion et la sécurisation des bases documentaires, Sages Informatique accompagne les organisations face à la généralisation de la facture électronique avec une solution à destination des TPE, PME et collectivités locales : Zeendoc.
Dans le cadre de la loi du 16 août 2022, la dématérialisation des transactions interentreprises s’apprête à devenir obligatoire en France. Les factures devront ainsi être émises et reportées au format numérique : le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ; le 1er janvier 2025 pour les ETI ; le 1er janvier 2026 pour toutes les entreprises. La réforme porte donc autant sur l’e-invoicing (la transmission de facture électronique entre assujettis à la TVA) que sur l’e-reporting (transmission des données de transaction et de paiement à l’administration), celui-ci s’appliquant aussi aux paiements en France lorsque les acteurs réalisent des opérations avec des clients particuliers ou avec des opérateurs étrangers. Le fournisseur devra conserver durant six ans les factures émises par lui-même, par une plateforme partenaire ou un opérateur. Le client devra lui aussi conserver pour la même durée la facture au format reçu de sa plateforme.
La réception des factures électroniques bientôt obligatoire
La réception obligatoire des factures sous format électronique sera quant à elle effective dès le 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises et quelle que soit leur taille. Pour l’émission, tant que l’entreprise n’est pas soumise à l’obligation, elle peut continuer de transmettre certaines factures, ou la totalité, au format papier, cependant mieux vaut qu’elle le fasse conformément aux modalités applicables. Si elle souhaite entrer dans le dispositif avant l’obligation officielle, elle devra nécessairement passer par une plateforme partenaire.
Trois options possibles
Afin de se conformer à la nouvelle réglementation, trois options sont envisageables en fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de factures à traiter. Première option : le portail public de facturation (PPF), gratuit, peut s’envisager en solution minimale, avec réception manuelle des factures et saisie en ligne. Deuxième option : un OD (opérateur de dématérialisation) en amont ou en aval du PPF permet une utilisation intégrée et automatisée. Troisième option : une PDP (plateforme de dématérialisation Partenaire) représente un investissement essentiellement réglementaire, car elle fait l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration pour une durée de trois ans : elle se doit d’appliquer les obligations réglementaires pour émettre ou recevoir des factures (contrôles, extractions de données, transmission à la PPF, traçabilité des traitements, mise à jour de l’annuaire des destinataires, contrôles en réception ou livraison…).
ZEENDOC : UNE TRANSFORMATION A HAUT POTENTIEL
Zeendoc est une solution cloud de dématérialisation et de gestion électronique de documents (GED), éditée par Sages Informatique. L’objectif de la GED est d’accompagner les TPE, PME et collectivités dans la dématérialisation de leurs échanges afin de les simplifier, tout en étant conformes aux législations.
Zeendoc dispose de partenariats certifiés ISO 27001 et Secnum Cloud assurant aux utilisateurs un accès à un service étendu et compatible avec plusieurs plateformes, dont la PPF. Son service d’ouverture d’immatriculation sera ouvert le quatrième trimestre de 2023, période à laquelle seront validés les acteurs, ce qui lui permettra d’être au rendez-vous en tant qu’opérateur de dématérialisation. Zeendoc sera capable tout à la fois : de réceptionner les factures émises par le client, de transmettre leurs valeurs au portail public de facturation (PPF) ou bien à l’une des plateformes privées de dématérialisation partenaire (PDP), le tout au format requis par l’administration ; il sera capable de réceptionner les factures des fournisseurs depuis la PPF ou une PDP et d’obtenir leur état d’avancement et de les archiver dans un espace sécurisé.
Des services à valeur ajoutée
« Conformes à la réglementation sur la LFE, Zeendoc et ses partenaires PDP proposent de nombreux services à valeur ajoutée : la sécurisation de ses clients en cas de contrôle (piste d’audit ou signature électronique), l’accompagnement des utilisateurs dans le processus du Procure to Pay avec la comparaison des montants de documents liés, l’export des BAP (bon à payer), la génération de fichiers de virement au format SEPA, ou encore accompagner les utilisateurs sur le recouvrement (relances, suivi) et sur l’obligation d’archivage », explique Sages Informatique.
